Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Kikros Design:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 27.9.2022. Rekisteri- ja tietosuojaselostetta päivitetään mikäli toimintaan tulee uudistuksia tai muutoksia, tai tietosuoja-asetukseen tulee muutoksia.

1. Rekisterinpitäjä

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Kirsi Sarasvirta

sähköposti: kirsi(at)kikrosdesign.com

puh: 050-3752216

3. Rekisterin nimi

Kikros Design asiakasrekisteri

4. Rekisterin pitämisen peruste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

- Henkilö on ostanut/tilannut tuotteita Kikros Design verkkokaupasta tai myymälästä.

- Henkilö on rekisteröitynyt Kikros Design verkkokaupassa.

- Henkilö on itse liittynyt Kikros Design asiakasrekisteriin: tilaamalla sähköisen uutiskirjeen nettisivuilla, facebookissa, verkkokaupassa tai tilaamalla tuotteita/uutiskirjeen lomakkeella myymälässä, tapahtumissa tai messuilla.

Rekisteriä käytetään Kikros Design asiakasrekisterin ylläpitämiseen, asiakkaiden tilausten ja laskujen toimittamiseen, arkistointiin, käsittelyyn ja asiakassuhteen hoitamiseen. Tietoja voidaan käyttää myös Kikros Design:n asiakasviestintään ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen ja toiminnan kehittämiseen.

Asiakasrekisterin henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

- Henkilön etu- ja sukunimi

- Postiosoite

- Puhelinnumero

- Sähköpostiosoite

- Tilaushistoria ja toimitustiedot

- Henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

- Henkilön yrityksen/organisaation yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

Kaupassa on käytössä välttämättömiä evästeitä, jotka ovat palvelun kannalta välttämättömiä, esim tieto ostoskoriin lisätyistä tuotteista ja selatuista tuotteista. Lisäksi lomakkeiden yhteydessä käytetään välttämättömiä evästeitä, joiden tarkoitus on suojata sivustoa roskapostilta ja väärinkäytöksiltä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan Kikros Design:n käytössä. Tietoja ei luovuteta Kikros Design:n ulkopuolelle, paitsi mahdollisesti käytettäessä ulkoista palvelun tarjoajaa esim. lisäarvopalvelun tuottamiseen. Ulkoisten palveluiden toimittajilta edellytetään myös EU:n tietosuojauksen mukaisia toimintoja ja suojauksia.

Kikros Design voi käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, ja teknisten vaatimusten vuoksi osa rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanien palvelimille. Kikros Design käyttää esim. sähköisen uutisviestinnän toteuttamiseen EU:n ulkopuolella olevaa MailChimp-palvelua (USA). Sähköisessä uutiskirjeessä on käytössä henkilön etu- ja sukunimi, sekä sähköpostiosoite. Kikros Design voi tarvittaessa myös tulostaa asiakasrekisterin sisältämät tiedot kirjallisena luettelona, esim. postitustarroina suoramainoksiin.

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot, muuttaa niitä tai poistaa tiedot ilmoittamalla siitä Kikros Design:n rekisterinhoitajalle. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö tai avoimet laskut estä tietojen poistamista.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä ei luovuteta sivullisille. Rekisterin käyttöoikeus on salasanasuojattu, ja myönnetään vain henkilöille joiden toimenkuvaan rekisterin ylläpito kuuluu. Manuaalisen rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).